Czas pandemii znacząco wpłynął na zmianę formy pracy w zakresie „białych kołnierzyków”. Wyrobienie sobie nawyków elastycznego wykonywania zadań zawodowych pomiędzy obiadem, praniem i zajmowaniem się dziećmi dla wielu stało się koniecznością, żeby „udźwignąć i nie zwariować”. Jakkolwiek obecna sytuacja jest nowa, to na efektywność zawsze patrzymy jednostkowo.
O wydajności pracy warto myśleć szerzej niż tylko jako o sposobie poszukiwania technik czy narzędzi optymalizujących działania i oszczędzających czas. To ważny element, ale nie zadziała wystarczająco, dopóki nie zadbamy o inne poziomy. Wpływ na efektywność osobistą zaczyna się na poziomie wartości i tożsamości każdej osoby. Trzeba zastanowić się nad tym, co dla mnie istotne oraz znalezieniem sensu w tym, co robię. Dopóki rano pierwszą myślą jest: „znowu muszę tam iść/choćby do stołu z komputerem w jadalni/ na 10 godzin”, to mamy gwarancję nieefektywnego działania. Zmiana perspektywy jest w takiej sytuacji pomocą: „OK, sprężę się ze wszystkim, co mam do zrobienia, żeby po kilku godzinach spotkać się z przyjaciółmi na zoomie”. Nastawienie wpływa na naszą wydajność. Potem warto się zająć kolejnym poziomem – naszej energii i zasobów: jak dbam o swój największy zasób – mózg (tryb życia, odżywianie, spanie), a także o emocje. Diagnoza bodźców, które wywołują w nas negatywne emocje i odnalezienie sposobów „okiełznania emocjonalnego słonia” znacząco wpływają na bardziej produktywne zachowania. Dopiero wówczas faktycznie przydatny w osobistej efektywności jest trzeci poziom – poziom działania, czyli techniki i narzędzia organizacji pracy, planowania, zarządzania priorytetami.
Nie ma jednego „złotego klucza” do efektywności dla wszystkich. Każdy jest inny i musi, jeśli chce – wypracować swoje metody. Szczególnie obecny pandemiczny czas jasno to pokazuje. Warto znaleźć swój optymalny moment, czyli kiedy najlepiej funkcjonujemy. Znamy już „sowy” i „skowronki”, tych którzy „rozkręcają się” pod wieczór lub o świcie. Daniel Pink w książce „Kiedy” przywołuje jeszcze „ptaki trzeciego rodzaju”, czyli tych pomiędzy świtem i zmierzchem. Mamy swoje chronotypy i warto je wykorzystać do planowania pracy wymagającej naszego najlepszego skupienia w momentach szczytu formy i blokować ten czas w kalendarzu. Podobnie każdy ma spadek formy w określonej porze dnia – tu dobrze jest planować wykonanie rutynowych czynności, które nie wymagają silnej koncentracji. Osoby preferujące porządek będą ceniły planowanie. Są też tacy, dla których planowanie jest ograniczające. Ważne, aby zdawać sobie sprawę z faktu, że pusty kalendarz (bez własnych zadań) sprawia, że to inni nim zarządzają – wrzucają zaproszenia na spotkania w dowolnym momencie. Jeśli sami chcemy zarządzać naszym kalendarzem, powinniśmy blokować w nim czas przynajmniej zgodny z naszym chronotypem, żeby optymalnie wykorzystać osobiste zasoby. A wracając do poziomu zasobów – planowanie najlepiej rozpocząć od przerwy na lunch – najlepiej o tej samej porze – organizm się nam odwdzięczy lepszym funkcjonowaniem.
Dla osób, którym trudno jest się „samodyscyplinować” – szczególnie w domu – które mają tendencje do zapominania o sprawach albo trudność w samodzielnej organizacji zadań, z pomocą mogą przyjść narzędzia do organizacji pracy np. nozbe, trello, asana czy slack. Te narzędzia i kalendarz mogą pomóc także na przypadłość zwaną prokrastynacją, czyli odkładaniem na później. Badania pokazały, że odkładanie rzeczy trudnych powoduje stratę czasu, ponieważ podświadomie przedłużamy zajęcia poprzedzające te trudne, żeby znowu nie mieć czasu się daną sprawą zająć. Dodatkowo, co jakiś czas wracamy myślami do spraw odłożonych – słynne „o rany, jeszcze to…”, co zakłóca nasze skupienie. Często poświęcamy czas na myślenie „jak czegoś nie zrobić”, zamiast „jak to zrobić”. Warto zatem zacząć od spraw najtrudniejszych, żeby popchnąć je do przodu. Wielokrotnie okazuje się, że te rzeczy wcale nie były takie trudne (to w miarę odkładania bywają za to często coraz bardziej negatywnie oceniane), następuje poczucie dużej ulgi, wreszcie „mam to z głowy” i pojawia się wyrzut pozytywnej energii. Są też takie osoby, którym dobrze robi rozpoczęcie dnia od załatwienia czegoś łatwego, żeby mieć poczucie pójścia do przodu. Warto sprawdzić, co komu dobrze służy i tego się trzymać.
Treningi skupienia uwagi znacząco mogą wpłynąć na poprawę koncentracji, czyli wydajność. Warto zacząć od jakiegoś łatwego zadania (ograniczyć wszelkie rozpraszacze: komunikatory, emaile, telefony, oczyścić przestrzeń wokół laptopa itp.) i przez 5 minut próbować pracować w skupieniu – odnotowywać rozpraszające myśli – zauważać je, ale za nimi nie podążać (bo to złodzieje naszego czasu) i wrócić do wykonywanego zadania. Stopniowo można wydłużać ten czas. W momentach sporego przemęczenia wskazane są częstsze krótkie przerwy. Pomogą zadziałać efektywniej.
I jeszcze dobrze jest sprawdzić, co zajmuje nam dużo czasu – poszukać tutaj potencjalnych obszarów do odzyskania go – może np. robimy sporo prezentacji, ale nie znamy wystarczająco dobrze narzędzi i robimy coś dłużej, niż trzeba.
Podobnie warto sprawdzić, czy nie robimy rzeczy, które do nas nie należą: np. byliśmy w jakimś zespole projektowym, już od pół roku zajmujemy się zupełnie czymś innym, ale wciąż dostajemy wszystkie informacje oraz pytania z dawnego obszaru. To mogą być rezerwy czasowe do odzyskania.
Wielozadaniowość to mit i raczej marzenie, żeby tak się dało. Niestety w praktyce wielu szefów wymaga „multitaskingu”, co owocuje frustracją pracowników i niższą efektywnością działania. Szczególnie teraz, często spotykam się ze stwierdzeniem, że ludzie są na 2 spotkaniach online w tym samym czasie! Nie fundujmy sobie bezsensownych doświadczeń. Nie jesteśmy w stanie w pełni świadomie i z właściwą jakością robić w tym samym czasie dwóch rzeczy, a co dopiero wielu. Dość częstym przykładem jest tutaj np. pisanie emaila i jednoczesne rozmawianie przez telefon. To złudzenie, że robimy obie te rzeczy naraz – albo wyłączamy się mentalnie z rozmowy, albo ucieka nam sens tego, co piszemy. Efekt: sprawdzamy od nowa całego emaila albo się zastanawiamy, o czym właściwie była rozmowa. Efektywnemu działaniu sprzyja złota zasada „single focus” – jedna rzecz naraz. Szybciej i z lepszym efektem napiszemy emaila do końca, a potem przeprowadzimy rozmowę telefoniczną. Oczywiście warto sensownie ustawiać kolejność działań: jeśli jakiś system musi się chwilę „odpalać”, to zaczynajmy od jego uruchomienia (będzie działał w tle), a my w tym czasie możemy załatwić inną rzecz.
Badania mówią, że powinniśmy spać 7 godzin netto (nieprzerywanego snu). W praktyce jest różnie. Niewysypanie się obniża naszą efektywność. O sen musimy dbać. Wszyscy zgodnie twierdzą, że oszczędzamy czas na dojazdach do pracy – zatem niektórzy mogą się wyspać. „Skowronki” lepiej żeby nie „zarywały” nocy. Wieczorem będą przemęczone i dużo dłużej wykonywały zadania. Lepiej wstać wcześniej – praca będzie szybsza i lepszej jakości. „Sowy” odwrotnie. Idealnie by było, gdyby czas pracy był „dowolny” – w trybie każdego, choć to dotychczas nie było proste z uwagi na współpracę. Jednak COVID-19 już nam pokazuje, że będziemy musieli zmienić podejście do pracy na bardziej elastyczne. I tu jest spora szansa na to, aby dostosować warunki pracy do indywidualnych preferencji działania, aby zwiększyć wydajność pracy.
I na koniec przerwy – są kluczowe. Nie zrobimy więcej, jeśli w trakcie lunchu będziemy pracować. To kolejne złudzenie. Przerwy w pracy są niezbędne dla efektywnego działania. Szczególnie wówczas, kiedy np. czytamy 4-ty raz ten sam dokument i łapiemy się na tym, że nic nie rozumiemy – mózg nam mówi: „wstań i odpocznij”. W wypadku zmęczenia najlepsza jest 15 minutowa drzemka, w biurze nie wszędzie możliwa, za to trybie pracy home office…
Oczywiście każdy z nas ma teraz zupełnie inną sytuację domową – dlatego tym bardziej warto trenować skupienie, aby wykorzystać czas np. kiedy dzieci są zajęte, w celu sprawniejszego załatwienia jakiegoś tematu. Nie zawsze to będzie możliwe (zależy jak wymagające uwagi są nasze pociechy), ale próbować warto. Taka umiejętność się przyda w każdej sytuacji. Wykorzystajmy czas pracy w domu na świadome przyjrzenie się własnym preferencjom funkcjonowania i kształtowaniu indywidualnych nawyków – to nam się bardzo przyda w nowej rzeczywistości, która zapewne stanie się mieszanką pracy office i home office.
