Komunikowanie pracownikowi o zwolnieniu jest jednym z najtrudniejszych zadań dla managera. Nikt nie lubi przekazywać tych smutnych wieści, ale też nikt nie uczy, jak zrobić to prawidłowo. Niestety, zwolnienia grupowe i indywidualne wpisane są w ryzyko prowadzenia działalności biznesowej, zwłaszcza na szerszą skalę.
Zdarza się, że przedsiębiorca nie ma wyjścia i prędzej, czy później musi podjąć tę trudną decyzję. Wówczas warto zadbać o właściwą komunikację wewnętrzną, ponieważ może nas ona uchronić przed daleko idącymi problemami biznesowymi.
LHH Polska to firma, która zrzesza specjalistów od komunikacji kryzysowej. Świadczymy usługi doradcze i szkoleniowe, dlatego możemy podpowiedzieć Twojemu przedsiębiorstwu, jak poinformować pracowników o planowanych zwolnieniach. Uważamy, że prawidłowe przeprowadzenie tego procesu jest w najlepszym interesie pracodawcy i zwalnianych pracowników.
Jak powinna wyglądać komunikacja prowadzona wokół zwolnień grupowych i indywidualnych?
Komunikacja prowadzona wokół zwolnień grupowych powinna być przemyślana, empatyczna i transparentna. LHH Polska radzi, aby zadbać o następujące obszary:
- Przygotowanie – przed rozpoczęciem procesu zwolnień grupowych należy starannie zaplanować komunikację z personelem. Określ cele, jakie chcesz osiągnąć, opracuj odpowiednie materiały i przygotuj się na potencjalne pytania.
- Transparentne opisanie procesu – ważne jest, aby być szczerym i klarownym w komunikacji. Wyjaśnij powody zwolnień i uzasadnij podjęcie takiej decyzji. Wyraź szacunek dla pracowników, którzy są objęci zwolnieniami, unikaj ogólników czy unikania konkretów.
- Komunikacja indywidualna i wsparcie – w czasie komunikacji dotyczącej zwolnień warto zastanowić się, czy firma może zaoferować jakieś wsparcie dla pracowników. Może to być np. program outplacement, którego zadaniem jest pomoc w poszukiwaniu nowej pracy dla personelu objętego zwolnieniami.
- Ustal jasne procedury i harmonogram komunikacji wewnętrznej – wyjaśnij jak będą wyglądały dalsze etapy procesu zwolnień grupowych, w tym informacje dotyczące odpraw, zakończenia umów oraz świadczeń. Ustal harmonogram, aby pracownicy wiedzieli, czego mogą się spodziewać w najbliższych dniach i tygodniach.
- Słuchaj obaw pracowników na temat planowanych zwolnień i reaguj – zachęcaj pracowników do zadawania pytań i wyrażania swoich obaw. Słuchaj uważnie i staraj się na nie odpowiedzieć. Ważne jest, aby zrozumieć ich perspektywę i zapewnić wsparcie emocjonalne w tym trudnym czasie.
- Pamiętaj, że pracownikom należy się poufność – pracuj zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i etycznymi. Zachowaj poufność w odniesieniu do informacji osobistych pracowników i upewnij się, że wszystkie osoby zaangażowane w proces również przestrzegają tych zasad.
- Zapewnij wsparcie całej firmy – pamiętaj też, że o planowanych zwolnieniach wiedzą pracownicy, którzy pozostają w firmie. Zwolnienia grupowe mogą mieć negatywny wpływ na ich motywację do pracy, dlatego zapewnij wsparcie i regularnie prowadź dialog, by rozwiać ewentualne wątpliwości.
Pamiętaj, że każda sytuacja jest unikalna i wymaga elastycznego podejścia. Ważne jest, aby być empatycznym, życzliwym i gotowym do słuchania pracowników w trudnych momentach.
Komunikacja zwolnień w LHH Polska – jak możemy pomóc Twojej firmie?
W ramach naszych usług w zakresie komunikacji zwolnień możemy wspomóc Twoją firmę w kilku kluczowych obszarach. Nasze działania uwzględniają wymogi prawne i proceduralne, aby zapewnić skuteczną i empatyczną komunikację z pracownikami oraz otoczeniem społecznym. Oto jak możemy Ci pomóc:
1. Analiza wpływu wymogów prawnych i proceduralnych na treść i harmonogram komunikacji
Przeprowadzimy szczegółową analizę wymogów prawnych i proceduralnych, które dotyczą komunikacji zwolnień w Twojej branży. Na tej podstawie opracujemy spersonalizowane strategie komunikacyjne, uwzględniając wymogi prawa pracy, ochronę danych osobowych i inne istotne czynniki.
2. Pomoc w wyborze i sformułowaniu kluczowych komunikatów
Wskażemy najważniejsze punkty, które powinny znaleźć się w Twojej komunikacji zwolnień. Wesprzemy Cię w sformułowaniu jasnych i zrozumiałych dla pracowników wypowiedzi.
3. Przygotowanie kompletnego harmonogramu komunikacji i założeń logistycznych
Opracujemy kompletny harmonogram komunikacji, określając odpowiednie etapy i terminy dla różnych działań. Zadbamy o logistykę, taką jak miejsce spotkań, dostępność materiałów oraz inne potrzebne środki.
4. Analiza grup docelowych oraz środków komunikowania
Analiza grup docelowych uwzględnia też uruchomienie i administrowanie internetowym anonimowym formularzem kontaktowym dla pracowników. Jest to niezbędne, aby dostosować przekaz do różnych odbiorców. Wdrożymy internetowy anonimowy formularz kontaktowy dla pracowników, który umożliwi im wyrażanie swoich opinii i zadawanie pytań w dyskretny sposób.
5. Opracowanie listy potencjalnych pytań i wątpliwości oraz propozycja brzmienia odpowiedzi
Przygotujemy listę potencjalnych pytań i wątpliwości, które mogą pojawić się u pracowników. Opracujemy również sugestie dotyczące odpowiedzi na te pytania, aby kierownictwo firmy było przygotowane na rozmowy z personelem.
6. Przygotowanie kadry kierowniczej do prowadzenia spotkań komunikacyjnych
Przeprowadzimy specjalistyczne szkolenia dla kadry kierowniczej w zakresie prowadzenia spotkań komunikacyjnych z pracownikami oraz przygotujemy ich do rozmów z mediami. Nasi eksperci pomogą w sformułowaniu skutecznych przekazów i opowiedzą o przydatnych technikach komunikacyjnych.
7. Przygotowanie listy koniecznych komunikatów i opracowanie ich treści
Wspólnie opracujemy listę kluczowych komunikatów, które należy przekazać w trakcie procesu zwolnień. Przygotujemy spójne, klarowne i dostosowane do różnych kanałów komunikacyjnych treści z uwzględnieniem mediów oraz związków zawodowych.
8. Przedstawienie scenariuszy niezbędnych wydarzeń w procesie komunikacji
Przygotujemy scenariusze różnych wydarzeń, które mogą wystąpić w procesie komunikacji zwolnień. Opracujemy treści wystąpień, prezentacji i innych materiałów komunikacyjnych niezbędnych w poszczególnych fazach procesu.
9. Bieżąca analiza reakcji mediów
Monitorujemy bieżące reakcje mediów, mediów społecznościowych oraz zapisy w Internecie dotyczące Twojej firmy i procesu zwolnień. W razie potrzeby przedstawimy rekomendacje dotyczące przeciwdziałania niepożądanym komunikatom oraz strategii zarządzania reputacją.
10. Konsultacje ad hoc:
Jesteśmy gotowi dostarczyć Ci konsultacje na bieżąco, aby odpowiedzieć na wszelkie dodatkowe pytania lub pomóc w rozwiązaniu nietypowych sytuacji, które mogą się pojawić w trakcie procesu komunikacji zwolnień.
Skontaktuj się z nami!
W LHH Polska skupiamy się na tym, aby Twoja firma skutecznie i profesjonalnie przeprowadziła proces zwolnień grupowych i indywidualnych, minimalizując negatywne skutki dla pracowników i reputacji firmy. Nasi eksperci są gotowi wesprzeć Cię na każdym etapie komunikacji zwolnień, zapewniając kompleksowe rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb. Jeśli masz dodatkowe pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami!
