Wybuch pandemii zmusił wiele organizacji z całego świata do przejścia na tryb pracy zdalnej. W wyniku epidemii COVID-19 blisko 40% pracowników w Europie wykonuje swoje obowiązki w ten właśnie sposób (Eurofound, 2020). I chociaż część pracowników deklaruje, że chce utrzymać możliwość częściowej pracy z domu, to istnieją również dowody sugerujące, że wzrost liczby wirtualnych spotkań może mieć szkodliwy wpływ na pracowników.
Ostatnie badania przeprowadzone przez firmę Microsoft wykazały, że wzorce fal mózgowych związane ze stresem i przepracowaniem były znacznie wyższe w przypadku wykonywania pracy zdalnie niż w tradycyjny sposób. Odrębne badanie potwierdziło, że te same markery fal mózgowych dla przepracowania i stresu były znacznie wyższe podczas spotkań wideo niż wykonywania innych zadań, jak na przykład pisania e-maili.
Legenda:
Fale mózgowe pokazują, że długotrwałe utrzymywanie koncentracji podczas spotkań wideo prowadzi do zmęczenia.
GAMMA – integracja różnych zmysłów i informacji
BETA – koncentracja, niepokój
ALFA – spokój, odprężenie
THETA – pamięć krótkotrwała, uczenie się, argumentacja
Źródło: Badanie przeprowadzone przez firmę Microsoft, podczas którego monitorowano aktywność mózgu 12 osób przy wykorzystaniu monitorowania sygnałów fizjologicznych (metoda monitorowania elektrofizjologicznego (EEG) i tętna) 4 kwietnia – 1 maja 2020 roku.
Wzrost liczby wideokonferencji może również prowadzić do zmęczenia i spadku koncentracji. Konieczność ciągłego skupiania się na ekranie sprawia, że poziom koncentracji gwałtownie spada już po 30-40 minutach spotkania, a w przypadku dnia wypełnionego takimi spotkaniami wskaźniki stresu wzrastają już po około dwóch godzinach.
Niemniej należy zwrócić uwagę, że nie wszystko wygląda tak ponuro. Praca w domu wydaje się również zwiększać poziom empatii wśród współpracowników. Warto poznać najczęstsze pułapki związane z wirtualnymi spotkaniami oraz strategie, które pozwolą je pokonać.
1. Przeciążenie spotkaniami
! Problem: W trakcie badania przeprowadzonego przez firmę Microsoft 55% respondentów stwierdziło, że od czasu przejścia na pracę zdalną liczba cotygodniowych spotkań wzrosła. I jest to jak najbardziej zrozumiałe. Każdy chce czuć więź z zespołem i być jego częścią, a spotkania mogą w tym pomóc. Jeśli jednak liczba spotkań w sieci zwiększa stres, a zmniejsza wydajność, być może nie jest to najlepsza metoda wykorzystywania dostępnych zasobów.
√ Rozwiązanie: Jeśli za chwilę masz zamiar wysłać kolejne zaproszenie na spotkanie, zatrzymaj się i zadaj sobie pytanie, czy naprawdę tego potrzebujesz. Może mógłbyś uzyskać odpowiedź korzystając ze zwykłego komunikatora? A może współpraca na wspólnym dokumencie byłaby bardziej efektywna? Jeśli spotkanie jest niezbędne zadbaj o to, aby wszystko miało sens: przydziel role (np. prezentera lub osoby sporządzającej notatki) i określ jasny cel. Jeśli zdefiniowanie celu nie jest łatwe, zastanów się, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne.
2. Zagadka miliona dolarów
! Problem: Czy brałeś kiedykolwiek udział w wirtualnym spotkaniu, na którym obecna jest, jak ci się wydaje, każda osoba z wyższego szczebla w twojej organizacji? Choć dobrze byłoby, aby wszystkie osoby decyzyjne były razem w jednym momencie, to kiedy szybko zsumujesz ich wiedzę i doświadczenie, zrozumiesz, dlaczego takie spotkania nazywane są „spotkaniami za milion dolarów”. Zastanów się, czy takie spotkanie to najlepszy sposób na wykorzystanie ich czasu?
√ Rozwiązanie: Jeśli jest taka konieczność, to organizowanie dużych spotkań nie jest problemem. Ale czy muszą się odbywać tak często i regularnie? A może lepiej byłoby organizować spotkania w mniejszych grupach, ograniczając w ten sposób potrzebę uczestnictwa wszystkich liderów wyższego szczebla.
3. Zmęczenie i spadek koncentracji
! Problem: Domyślny czas trwania spotkania to często 30 minut lub jedna godzina. Należy jednak pamiętać, że zmęczenie i spadek koncentracji pojawiają się już po około 30-40 minutach. Prostym rozwiązaniem jest ustalenie, że wszystkie spotkania trwają nie dłużej niż 30 minut. Jednak należy mieć na uwadze fakt, że inni współuczestnicy mogli dopiero co skończyć inne spotkanie.
√ Rozwiązanie: Ustal, czego chcesz, uzyskaj to i zakończ spotkanie. Oczywiście, niektóre spotkania muszą trwać godzinę, a nawet dłużej. W takim wypadku opracuj harmonogram i wpisz w niego pięciominutową przerwę, podczas której wszyscy uczestnicy będą mogli rozprostować nogi i odświeżyć umysł.
4. Klub kultury
! Problem: Pomimo że tradycje biurowe, takie jak przyjęcia urodzinowe czy coroczny dzień sportu, mocno ucierpiały od czasu pandemii, nadal chcesz wplatać kulturę swojej organizacji w zwykły dzień pracy, nawet jeśli wiele osób wykonuje swoje obowiązki zdalnie.
√ Rozwiązanie: Bądź kreatywny. Jeśli spotkanie ma mniej poważny charakter, może warto ustalić dla niego jakiś temat przewodni? „Na pierwszym spotkaniu poprosiliśmy wszystkich o założenie najzabawniejszego nakrycia głowy, jakie znajdą w swoich domach. Potem mieliśmy spotkanie, na którym każdy zakładał ulubioną koszulkę koncertową” – opisuje Bill Martin z firmy AEG zajmującej się wydarzeniami sportowymi i rozrywką. „Chodzi po prostu o zabawne rzeczy i działania, które pozwalają utrzymać pracownikom bliski kontakt ze sobą”.
5. Nigdy więcej efektu FOMO
! Problem: FOMO (ang. Fear Of Missing Out), czyli lęk przed pominięciem, jest czymś prawdziwym. Ludzie przyjmują zaproszenia na spotkania, ponieważ nie chcą, aby ominęło ich coś potencjalnie istotnego. Dopiero na samym końcu stwierdzają, że nie dowiedzieli się niczego nowego.
√ Rozwiązanie: Daj ludziom (i sobie) przyzwolenie na opuszczanie spotkań, które nie są niezbędne. Pamiętaj jednak o sporządzeniu i rozesłaniu do wszystkich zwięzłych notatek. Ewentualnie nagrywaj spotkania i udostępniaj je innym. Ludzie mogą obejrzeć takie nagranie (lub przeczytać notatki ze spotkania) w dogodnym dla siebie czasie. Będą wtedy w stanie podjąć świadomą decyzję, czy rzeczywiście powinni uczestniczyć w konkretnych sesjach, czy nie.
6. Jeden na jednego
! Problem: Chociaż możesz mieć mnóstwo spotkań, praca zdalna wiąże się z tym, że omijają cię te niezwykłe rozmowy w kuchni lub przy dystrybutorze z wodą. Są one ważne dla budowania zaufania i poczucia więzi między pracownikami. Niemniej rozmowy o ulubionej drużynie sportowej lub dzielenie się fantastycznym przepisem, który właśnie wypróbowałeś, mogą nie być odpowiednie podczas dużych spotkań całego zespołu.
√ Rozwiązanie: Zaplanuj nieformalne spotkania w cztery oczy z kolegami z zespołu lub bezpośrednimi podwładnymi, których celem będzie po prostu rozmowa. Ewentualnie (lub dodatkowo) stwórz kanał o nazwie „Przerwa na kawę” lub inny kanał społecznościowy w aplikacji Teams z myślą o tym, aby rozmawiać na bardziej przyziemne tematy.
7. Trudno jest zatrzymać życie
! Problem: Jedną z największych zalet pracy zdalnej jest brak konieczności dojeżdżania do pracy. Jednak takie okoliczności sprawiają, że ludzie częściej organizują spotkania w godzinach, kiedy dotychczas jechałeś do pracy lub wracałeś do domu.
√ Rozwiązanie: Szanuj granice innych. Nie wysyłaj zaproszeń (ani ich nie akceptuj) na spotkania poza godzinami pracy, a także trzymaj się sztywnych ustaleń. Jeśli spotkanie jest zaplanowane na 30 minut, dopilnuj, aby zakończyło się o czasie.
Artykuł ukazał się na www.adeccogroup.com
