Cele wyznaczamy po to, by je realizować, najlepiej z nawiązką. Ten temat to codzienna troska szefów i ich zespołów, bo jest gwarancją przetrwania firm na rynku. Nie zawsze to się udaje, a wtedy powstaje pytanie: z jakiego powodu? A nawet częściej: czyja to wina? To zależy… czasami powodów jest kilka i to po obu stronach. Trzeba je dokładnie przeanalizować, by uniknąć błędów w przyszłości. A inna recepta: regularnie i uważnie monitorować cele.
Problemy z „dowożeniem”
Niektórzy szefowie uznają, że rozmowa dotycząca przekazania pracownikowi zadania jest wystarczającym wydarzeniem, dzięki któremu cel zostanie „dowieziony” w określonym terminie i w odpowiedniej jakości. Stale rozwijające się systemy w firmach doprowadziły nawet do sytuacji, że taka rozmowa nie ma już miejsca – zadania są dokładnie opisane w systemach i stamtąd pobierane przez pracowników. Rzeczywistość doświadcza i jednych i drugich w bolesny sposób. Pojawiają się kłopoty ze zrozumieniem celów, które czasami nie są dość jasno opisane lub też pracownik w trakcie stwierdza, że nie umie tego zadania wykonać albo nie radzi sobie z pojawiającymi się po drodze przeszkodami, tracąc zaangażowanie w powierzone mu zadanie. Brak wsparcia szefa albo nadmierna kontrola to poważne uchybienia w monitorowaniu celów. A na końcu? Brak realizacji celu i czasami zupełny brak analizy, podsumowania, wniosków na przyszłość bo…. kolejny cel już pojawił się na horyzoncie.
Zanim zlecisz zadanie
Po pierwsze przekazując zadanie pracownikowi warto zdiagnozować jego poziom wiedzy i umiejętności niezbędnych do jego wykonania. W rozmowie delegującej każdy szef powinien popracować również nad poziomem motywacji pracownika do wejścia w zadanie, porozmawiać o korzyściach z wykonania, pomóc zdefiniować ewentualne bariery i je zneutralizować. Ale to dopiero początek, dalszy etap to ciągłe, wspólne monitorowanie celów według z góry ustalonych punktów kontrolnych (check-points), by upewniać się w kwestii progresu w realizacji. To dobra praktyka menedżerska, dzięki której unikniemy przykrych sytuacji dla obu stron. Bo dowiedzieć się w przeddzień, że zadanie nie będzie zrealizowane nie pozostawia z reguły żadnego pola manewru. Tzw. punkty kontrolne są okazją również do docenienia bieżących wysiłków pracownika i udzielenia wsparcia, gdy coś idzie nie tak. Równocześnie warto służyć konstruktywnym feedbackiem korygującym, który w porę udzielony może uchronić przed porażką.
Problem z „deadlinem”
Czasami bywa tak, że niektórzy nie realizują wcześniej wyznaczonych celów. O powodach pisałam wcześniej. Ale częstą przyczyną jest wprost sam fakt braku monitorowania celów w ogóle. Z jednej strony wszyscy wierzą, że „jakoś się uda” – pracownik nie zgłasza problemów na bieżąco czekając do ostatniego dnia, a szef po prostu nie pyta, bo nie ma czasu albo nie stosuje tej dobrej praktyki monitorowania celów z niewiedzy. A przecież gdyby takie rozmowy odbywały się w trakcie procesu, z pewnością w większości sytuacji udałoby się zauważyć brak właściwego progresu, poszukać przyczyn i wspólnie wypracować nowe rozwiązanie zwiększające prawdopodobieństwo sukcesu. Warto także monitorować realizacje celów na poziomie całego zespołu poprzez regularne spotkania operacyjne, na których przyglądamy się na bieżąco wynikom i wspólnymi siłami zespołu wypracowujemy najlepsze możliwe rozwiązania. Nikt nie zostaje sam, pozostawiony bez pomocy, każdy może liczyć na pomoc koleżanek i kolegów z zespołu.
Brak postępów – gdzie leży przyczyna?
Z moich doświadczeń wynika, że brak motywacji to przeważnie element wtórny powstały niejednokrotnie z innych problemów, które napotyka po drodze pracownik. Bywa, że szef przekazuje zadanie do realizacji, które znacznie przekracza kompetencje pracownika, nie oferując jednocześnie dostatecznego wsparcia w tym zakresie. Tzw. „rzucanie na głęboką wodę” dla niektórych jest rozwijające, ale dla wielu niezwykle demotywujące. Nadmierna ilość zlecanych zadań i brak wspólnego przeglądu priorytetów, by je ustawić inaczej w obliczu nowych wyzwań, to kolejny powód do demotywacji – szefowskie „dasz radę” lub „wierzę w Ciebie” niczego tu nie załatwią. Brak regularnych rozmów z pracownikiem o tym, jakie zadania są dla niego atrakcyjne, czego chciałby się nauczyć, jakie kompetencje rozwijać, znacząco mogą wpływać na niedopasowanie zadań do pracownika, a w efekcie w dłuższej perspektywie obniżać jego motywację do pracy i osłabiać wyniki.
Monitorowanie w pandemii
Badania wskazują, że podczas masowej pracy zdalnej w okresie pandemii efektywność pracowników wzrosła w bardzo wielu przypadkach, mimo początkowych dużych obaw szefów. W sytuacji przyjaznych warunków pracy w domu i możliwości większego skupienia się na zadaniach okazało się, że kontrola wcale nie jest najważniejsza. Precyzyjne opisane zadania, otwartość szefów na bieżące wsparcie podczas rozmów monitorujących oraz zaufanie, którym zostali obdarzeni pracownicy udowodniły, że tak też można. Oczywiście ma to miejsce wtedy, gdy mądry szef wie, jak w trybie zdalnym efektywnie zorganizować proces delegowania, monitorowania i egzekwowania celów.
Małgorzata Kwiatkowska
Senior Coach, Trener, Konsultant Kariery w Lee Hecht Harrison Polska
Już 25 czerwca 2021 (piątek) darmowy webinar „O monitorowaniu celów i motywacji do realizacji”
Zarezerwuj miejsce już dziś O monitorowaniu celów i motywacji do realizacji – LHH Polska
Rozpakuj z nami wszystkie moduły nowej odsłony szkoleń dla kierowników i specjalistów
– zrób Compact Learning UNBOXING i zobacz nasz film! Rozwój menedżerów – LHH Polska
