W ostatnich latach obserwujemy, że firmy planujące i wdrażające projekty redukcji zatrudnienia coraz częściej decydują się na Programy Dobrowolnych Odejść. Jeszcze kilkanaście lat temu z takimi programami kojarzone były duże państwowe lub post-państwowe organizacje, które planowały redukcje kilkuset lub kilku tysięcy pracowników. Aktualnie z PDO możemy kojarzyć najbardziej zaawansowane organizacje działające na polskim rynku, np.: Orange, T-mobile czy Opel.
Dlaczego firmy decydują się na PDO
Ta forma prowadzenia restrukturyzacji wydaje się najłagodniejsza z perspektywy pracowników. Pozostawia wybór (lub poczucie posiadania wyboru) o odejściu w rękach pracowników. To pracownik podejmuje decyzję, czy chce złożyć podanie o zgodę na wzięcie udziału w PDO i dzięki temu ma poczucie wpływu i kontroli nad sytuacją.
Drugim argumentem jest stosunkowo prosta droga formalna. W przeciwieństwie do zwolnień grupowych nie są tutaj wymagane działania wyprzedzające, takie jak konsultacje ze związkami zawodowymi czy informowanie odpowiednich urzędów. Swoją drogą, ta forma prowadzenia procesu często jest wskazywana przez przedstawicieli związków jako preferowane dla nich rozwiązanie.
Kolejny argument to zainteresowanie prasy. Zdecydowanie bardziej medialne są informacje o zwolnieniach grupowych. Zarówno media biznesowe, ogólnopolskie jak i regionalne o wiele więcej uwagi poświęcają zwolnieniom grupowym, które mają swoją pewnego rodzaju dramaturgię. Rozpoczynają się ogłoszeniem, następnie przez 20 dni odbywają się konsultacje, następnie komunikat firmy o warunkach, dopiero po tym pracownicy dowiadują się, kto odchodzi, a kto zostaje. W przypadku PDO z perspektywy mediów jest po prostu nudno.
No i ostatni z argumentów – niższy stopień niepewności. Oczywiście Programy Dobrowolnych odejść powodują wzrost poczucia niepewności u pracowników, jednak poziom ten jest nieporównywalnie mniejszy niż w firmach ogłaszających zwolnienia grupowe.
Mity dotyczące PDO
- Odejdą kluczowi pracownicy, pozostaną najsłabsi
- Zgłosi się za dużo / za mało ludzi
- Zgłoszą się osoby nie z tych działów, z których chcemy
- Skorzystają menedżerowie i wezmą wysokie odprawy
To tylko część z obaw, które wpływają w części organizacji na decyzję o rezygnacji z PDO na rzecz (jak się może wydawać) bardziej kontrolowanego procesu zwolnień grupowych. Doświadczenia wielu programów pokazują, że w łatwy sposób można zarządzić powyższymi obawami. Wystarczy przy przygotowaniu PDO wziąć pod uwagę 5 poniższych punktów:
1. Umieść w regulaminie punkt o zgodzie firmy na udział indywidualnego pracownika w PDO
Program dobrowolnych odejść jest z założenia pewnego rodzaju propozycją rozwiązania umowy za porozumienie stron skierowaną do pracowników. To pracownik składa wniosek o możliwość z skorzystania z tej propozycji, i co najważniejsze, to pracodawca ma prawo wniosek zaakceptować (czyli zgodzić się na odejście) lub odrzucić. Istotne, aby punkt dotyczący decyzji pracodawcy znalazł się w regulaminie PDO oraz aby w wyraźny i transparentny sposób wskazany był sposób podejmowania decyzji. Dzięki temu możemy zabezpieczyć ryzyko odejścia kluczowych pracowników z naszej organizacji.
2. Przygotuj menedżerów do rozmów indywidualnych z pracownikami
Pracodawca ma prawo informować o programie swoich pracowników, menedżerowie powinni na ten temat rozmawiać ze swoimi podwładnymi. W dobrze przygotowanym programie dobrowolnych odejść to bezpośredni przełożeni informują swoich ludzi o programie oraz przekazują informację, czy ich zdaniem pracownik powinien program rozważyć. Informują też swoich kluczowych ludzi o tym, że nie powinni PDO się interesować, bo są ważnymi członkami zespołu (dodając przy tym, że na udział w PDO nie wyrażą zgody).
3. Wskaż grupy pracowników, do których PDO jest kierowane
Firma przygotowując PDO może skierować je do wybranej jednostki organizacyjnej co oznacza, że program może objąć przykładowo jedynie pracowników bezpośrednio produkcyjnych lub np. tylko działu finansowego. Przygotowując regulamin warto dokładnie sprecyzować, kto do programu może się zgłaszać.
4. Przygotuj komunikację
Aby skutecznie przeprowadzić program nie wystarczy przygotować regulamin i wywiesić go w gablocie czy intranecie. Podobnie jak przy zwolnieniach grupowych warto przygotować całą strategię komunikacji. Poczynając od powodów i celu wprowadzenia programu poprzez wystąpienie szefa, aż do przygotowania ulotek informacyjnych zawierających warunki odejścia i odpowiedzi na najczęściej stawiane pytania.
5. Zarządzaj projektem
Warto rozważać PDO jako projekt zawierający swoje cele, swoje mierniki skuteczności i kolejne etapy do zrealizowania. Częstym błędem w firmach bywa otwarcie PDO i bierne oczekiwanie na zgłoszenia np. przez miesiąc – choć już po tygodniu widać, że spływ wniosków będzie za mały lub za duży. Warto od początku wskazać osobę odpowiedzialną za projekt, która na bieżąco kontroluje główne wskaźniki skuteczności, jest w kontakcie z menedżerami, informuje ich o liczbie zgłoszeń z ich zespołów i ewentualnie podejmuje działania korygujące.
Koszty PDO
Kiedy mowa o kosztach tego rodzaju programów często podejmujący decyzję, odwołują się do wspomnień z podobnych programów realizowanych kilkanaście lat temu. Nie jest prawdą, że dla skutecznego PDO musimy zaproponować kilka czy kilkanaście pensji więcej niż w przypadku zwolnień grupowych.
Zacznijmy od wyliczenia kosztów zwolnień grupowych. Zwykle jest tak, że koszt takiego rozwiązania dla jednego pracownika składa się z:
- Okresu wypowiedzenia – dla pracownika ze stażem pracy powyżej trzech lat to 3 miesiące
- Ustawowej odprawy – dla pracownika ze stażem powyżej ośmiu lat to 3 miesiące
- Często dodatku 1 lub 2 pensji (w zależności od branży) wynegocjowanego przez zarząd lub związki zawodowe
Patrząc na to wyliczenie pracownik może liczyć na 6 pensji wynikających z prawa oraz 1-2 dodatkowe wynikające z decyzji pracodawcy.
W przypadku PDO pakiet zawsze jest korzystniejszy niż to, co wynika z prawa związanego ze zwolnieniami grupowymi, jednak wielkość dodatku kształtuje się od nawet 15 dodatkowych pensji do 1 dodatkowego wynagrodzenia. Pakiet zależy od branży, dotychczasowych doświadczeń firmy, ale przede wszystkim od realnego budżetu. Odpowiednio przygotowane i zakomunikowane programy nawet z niewielką „przewagą” nad pakietem zwolnień grupowych kończyły się również sukcesem.
Rola wsparcia w poszukiwaniu pracy
Elementem zwiększającym skuteczność programów jest dobrze przygotowany program outplacementowy, który wspiera osoby rozważające odejście z organizacji już na etapie przygotowywania się do decyzji. Sesje dotyczące dalszych możliwości karierowych lub omówienie aktualnej sytuacji na rynku pracy pomagają w podjęciu decyzji o skorzystaniu lub rezygnacji z programu na poziomie faktów, a nie emocji.
I tutaj znowu wracamy do kwestii komunikacji. Dobrze zakomunikowana możliwość skorzystania ze wsparcia outplacementowego w procesie PDO może znacznie zwiększyć finalne efekty działań.
Kiedy warto rozważać PDO ?
Wdrożenie programu warto rozważać w organizacjach, w których reorganizacja planowana jest z wyprzedzeniem i możemy poświęcić kilka tygodni na przygotowanie procesu.
Istotnym czynnikiem przy wyborze tej formy jest też pewna elastyczności dotycząca decyzji personalnych. Jeśli z góry wiemy, że odejść musi wybrana z imienia i nazwiska grupa osób to PDO się nie sprawdzi, jednak jeśli mamy pewną elastyczność przy wyborze osób, warto rozważyć przygotowanie Programu Dobrowolnych Odejść.