Im bardziej twój strój zbliża się do piżamy, tym bardziej twój umysł oddala się od biznesu

Obecna pandemia koronawirusa po raz kolejny zmusza nas, byśmy przystosowali się do zmieniających się wokół nas warunków pracy. Świat V.U.C.A., o którym już wiedzieliśmy, że jest niestabilny, niepewny, arcyzłożony i niejednoznaczny, przyspieszył jeszcze bardziej. Zakaz podróży służbowych i praca w trybie home office powodują, że coraz więcej jest spotkań wirtualnych, prowadzonych przez telefon i internet. Może do niedawna żyli jeszcze sceptycy kwestionujący czy warto, a nawet czy to w ogóle możliwe, by prowadzić skuteczne spotkania on-line. Epidemia koronawirusa także ich przymusi do akceptacji zdalnych spotkań, dyskusji i szkoleń. Chcemy czy nie chcemy - dziś musimy zdać się na technologię, aby prowadzić biznes.

Bez wątpienia w najbliższym czasie szybko będą się rozwijać nowe platformy ułatwiające spotkania, dające jeszcze więcej możliwości niż te dostępne dziś. Jednak już teraz można zorganizować dobre merytorycznie i oszczędne czasowo spotkania.

Jak to zrobić, aby były rzeczywiście dobre?

Przede wszystkim warto unikać popularnych pułapek i budować nową kulturę spotkań - spotkań wirtualnych. Na początek jedno można powiedzieć z dużą pewnością – jeżeli kultura spotkań na żywo i w biurze jest niezadawalająca, to w świecie wirtualnym będzie tylko gorzej…

Jaka jest najczęstsza i najbardziej niebezpieczna pułapka? To podświadome założenie, że spotkanie „on-line” to takie samo spotkanie jak „w realu”, tylko że na odległość.

Niestety to tylko złudzenie. Przykładowe różnice?

  • Znacznie krótszy czas koncentracji i znacznie więcej lokalnych rozpraszaczy.

  • Zdecydowanie mniejsza motywacja i zaangażowanie - za wyjątkiem „nadawcy”.

  • Ograniczona mowa ciała, co oznacza ograniczoną informację zwrotną o emocjach, poziomie energii i zainteresowaniu.

  • Otoczenie, które często nie skłania do skupienia i myślenia o biznesie, w szczególności w przypadkach „Home Office”

A oto kilka wskazówek jak zdalne spotkania uczynić bardziej efektywnymi:

  • Bierz pod uwagę mniejsze możliwości koncentracji uczestników i ograniczaj ilość tematów, prezentacji oraz długość spotkań.

  • Umówcie się, że punktualność w świecie wirtualnym oznacza co najmniej 5 minut PRZED czasem rozpoczęcia spotkania. Jeżeli sprinter zacznie ustawiać się w blokach startowych w momencie sygnału do rozpoczęcia biegu nikt nie ma wątpliwości, że się spóźnił. Dlaczego w biznesie przyzwyczailiśmy się, że jest inaczej? Te parę dodatkowych minut pozwoli na sprawdzenie połączenia technicznego, rozwiązanie ewentualnych problemów i małą pogawędkę. Uwaga dla prowadzącego spotkanie – dla Ciebie czas rozpoczęcia to minimum 10 minut przed oficjalnym startem!

  • Warto ustanowić regułę, że pierwszych kilka minut zostanie spędzone z włączoną kamerą i poświęcone poznaniu się i swobodnym rozmowom. Często na początku spotkań wirtualnych ludzie mają potrzebę szybkiego załatwienia indywidualnych interesów z osobami, które już się połączyły, albo dopytania co słychać u osób, z którymi dawno nie miały kontaktu. Stwórzcie specjalną i jasno ograniczoną przestrzeń na realizację tych potrzeb. Równocześnie konieczność włączenia kamery na początku zmusi uczestników do zadbania o miejsce wokół, relatywnie biznesową atmosferę (wiele osób łączy się z domu) oraz o swój wygląd. Prawda jest taka, że im bardziej twój strój zbliża się do piżamy, tym bardziej twój umysł oddala się od biznesu…

  • Warto sobie uświadomić, że uczestnicy będą mieć na wstępie różną motywację. Są pilni studenci i aktywiści, którzy mają wysoką motywację i są chętni do włączenia się w każdą pracę. Są też turyści, którzy chętnie się przysłuchają i pooglądają, ale nie mają intencji się angażować. Bywają i zesłańcy, którzy są - bo muszą i ich jedynym celem jest markowanie swojej obecności. Największym problemem dla wszystkich jest samo doświadczenie bycia uczestnikiem spotkania on-line, bo nie jest to zbyt ekscytujące. Wokół o naszą uwagę zabiega mnóstwo ciekawszych rozpraszaczy, jak telefon z czatem i Facebookiem czy kot pchający się na kolana… Dla komfortu słuchania najlepiej jest, aby mikrofony osób, które w danym momencie nie zabierają głosu, były wyciszone. To zaprasza wręcz do bierności. W takich sytuacjach słuchamy w sposób płaski, nieuważny i pasywny. Rozwiązaniem jest zakontraktowanie z uczestnikami DOŚWIADCZENIA W 3 D, czyli umawiamy się, że to będzie AKTYWNE DOŚWIADCZENIE i dajemy instrukcje jak to zapewnić.

Co to oznacza konkretnie? To umówienie się na pełne zaangażowanie od pierwszej do ostatniej minuty oraz na sposób, w jaki należy to zaangażowanie okazywać, przez całe spotkanie, by nie rozbijać toku pracy. Doświadczenie 3D oznacza, że prowadzący tworzy przestrzeń do aktywnego słuchania, a uczestnicy na bieżąco wysyłają sygnały o tym, co myślą i jak odbierają to, co jest mówione. Umawiamy się na płynny i nieustający dialog (pomimo wyciszonych mikrofonów!), a nie na formułę „Ja Ci teraz powiem, a Ty słuchaj!”. Współczesne technologie dają możliwość pozostawania w kontakcie z prowadzącym cały czas, pomimo wyłączonych mikrofonów. Niestety pisanie dłuższych pytań czy uwag na czacie na ogół rozbija aktualną myśl prowadzącego i zaburza płynność spotkania. Cała sztuka polega na tym, aby wypracować kulturę krótkich i jednoznacznych sygnałów, tak by prezenter jednym spojrzeniem mógł ogarniać wiele komunikatów. Oczywiście dostępna jest cała gama emotikonów i emoji. Każdy zespół może także wypracować kilka własnych komunikatów, łatwych do napisania bez dekoncentracji. Przykłady? Oto kilka:

  • SS – super, świetnie, podoba mi się (liczba S może świadczyć o skali zachwytu)

  • NJ – nie jasne, nie rozumiem, powiedz więcej, wytłumacz jeszcze

  • NN – nie zgadzam się, mam zupełnie inne zdanie (liczba N może sygnalizować siłę sprzeciwu)

  • ZZ – zgadam się, jestem za

Nie wystarczy uzgodnić kilku sygnałów. Taki system działa tylko wtedy, kiedy jest zasilany zachętami i pytaniami ze strony prezentera. To on musi „domagać” się odzewu, reakcji ze strony uczestników: Napisz skrótem, co o tym myślisz? Napisz na czacie, czy jesteś za czy przeciw? Daj znać, jak Ci się podoba ten pomysł? Ważne jest także, aby zauważał i doceniał: Widzę Magda, że Ci się podoba. Super! Cieszę się Grażyna, że się zgadzasz. Widzę Piotrze, że potrzebujesz więcej informacji.

Zakontraktowanie 3D oznacza także, że prowadzący będzie zadawał konkretne aktywizujące pytania do wszystkich z prośbą o napisanie krótkiej odpowiedzi na czacie (max. kilka słów). Takie odpowiedzi warto czytać, doceniać, komentować. Artyzm prowadzącego polega na tym, że niezależnie od ilości osób na spotkaniu, pomimo braku bezpośredniego kontaktu, każdy uczestnik czuje się indywidualnie dostrzeżony i doceniony. Każdy czuje się ważny.

Oczywiście nie ograniczajcie się tylko do skrótów. Po każdym kawałku merytorycznym prowadzący powinien dać przestrzeń na otwartą rozmowę i dyskusję, aby doświadczenie było faktycznie aktywne, a zaangażowanie uczestników przekształcało się w rzeczywistą wartość dodaną dla innych.

Dodatkowymi aktywizatorami dla uczestników, budującymi doświadczenie w 3D, zwłaszcza w kontekście szkoleniowym, mogą być quizy, ankiety czy multimedia. A nagrody, oczywiście także wirtualne, np. zdjęcie wielkiego pucharu albo krótki filmik z głośnymi oklaskami, pogłębiają emocje i zaangażowanie.

Technologia bez wątpienia otwiera nowe możliwości prowadzenia spotkań i szkoleń na odległość. Jednak rozwiązania technologiczne bywają także wysoce rozpraszające. W szczególności wszelkie włączone powiadomienia natychmiast odwracają naszą uwagę od tego, na czym się skupialiśmy. Badania przeprowadzone przez prof. Glorię Mark na Uniwersytecie w Kalifornii pokazują wpływ powiadomień na czas koncentracji: w 2004 przeciętny pracownik przełączał swoją uwagę co 3 minuty, w 2012 zmiana obiektu skupienia następowała średnio co 1 minutę, w 2014 typowy pracownik koncentrował się na pojedynczym zadaniu krócej niż minutę! Szybkość napływu informacji z różnych źródeł, jaką zapewniają nowe technologie oznacza, że bardzo trudno jest uczestnikom spotkań wirtualnych utrzymywać uwagę na aktualnym temacie. Konkretną wskazówką na ograniczenie tej trudności jest uzgodnienie z uczestnikami wyłączenia wszelki powiadomień (mail, media społecznościowe, chaty nie związane ze spotkaniem), a także – jeżeli spotkanie odbywa się przez komputer – przełączenie komórki w tryb samolotowy. Dzwoniąca komórka uczestnika, który natychmiast przeprasza i tłumaczy się, starając się jakoś zarządzić sytuacją, w sposób skuteczny dekoncentruje wszystkich.

Żyjemy w dobie IV rewolucji przemysłowej. Dystans pomiędzy maszynami i ludźmi jest mniejszy niż kiedykolwiek w historii ludzkości. Wirtualne spotkania operacyjne pomagają nam popychać biznes do przodu, czasem w ogóle umożliwiają pracę pomimo rozproszenia geograficznego. W dzisiejszym świecie, dla większości pracowników łatwiej jest sięgnąć po rozwiązania technologiczne niż zaproponować bezpośrednią rozmowę. A jednak każdy człowiek ma głęboko zakorzenioną potrzebę społecznych więzi i relacji. W efekcie rozwoju technologii ludzie załatwiają interesy, mają nawet poczucie, że dostają niezbędną dawkę interakcji społecznych, ale w rzeczywistości brakuje im prawdziwych więzi z innymi. Badania Uniwersytetu w Pittsburgu w 2004 wykazały, że osoba spędzająca 2 godziny dziennie w mediach społecznościowych ma dwukrotnie większe ryzyko poczucia izolacji społecznej. Zatem kiedy organizujemy współpracę on-line powinniśmy pamiętać nie tylko o załatwieniu biznesu. Równie ważne dla uczestników jest poczucie spełnienia, którego sednem są więzi i dobre relacji z innymi ludźmi.

Nie zapominajmy o tym szczególnie w tych zespołach, które być może nigdy się nie spotkają na żywo, z uwagi pracę w różnych przestrzeniach geograficznych. Oprócz merytorycznych, biznesowych czy szkoleniowych spotkań on-line warto dołożyć jeszcze inne - spotkania relacyjne. Raz na jakiś czas można zapomnieć o biznesie i umówić się na spotkanie o nas samych: „przy kawie i w piżamie”. Zakazane są wówczas rozmowy o pracy – choć będzie pokusa. Takie spotkanie służy wzajemnemu poznawaniu się, budowaniu zaufania, po prostu byciu razem i umacnianiu więzi. To taka pogawędka między „człowiekami”, a nie trybikami w korporacyjnej maszynie….

Na koniec parę wskazówek natury ogólnej, dotyczących zarówno bezpośrednich spotkań, jak i tych z użyciem technologii zdalnych:

  • Zanim wyślesz zaproszenie jeszcze raz przemyśl - czy spotkanie jest na pewno konieczne i kto z twojej listy NIE musi na nim być?

  • Dobre spotkanie ma dla uczestników sens i wartość. Narzędziem, aby to osiągnąć jest jasny, zakomunikowany wcześniej cel. Przy czym CEL to nie jest odpowiedź na pytanie „CO?” (np. przedstawić wyniki), tylko odpowiedź na pytanie „PO CO?” (np. Podjęcie decyzji o intensyfikacji działań sprzedażowych, po zapoznaniu się z ostatnimi wynikami).

  • Dobre spotkanie ma zakomunikowaną wcześniej agendę, bo daje to uczestnikom możliwość przygotowania się lub podjęcia decyzji o nieuczestniczeniu.

  • Dobre spotkanie zaczyna i kończy się o czasie, jest krótkie, na temat i ma (wyłącznie!) właściwych uczestników.

  • Dobre spotkanie kończy się konkretnymi wnioskami i akcjami, które mają swoich liderów i czas realizacji.

Jeszcze ostatni komentarz dla tych, którzy chcą prowadzić naprawdę dobre spotkania wirtualne. Ten artykuł opisuje kreowanie NOWEJ kultury spotkań. To wymaga nowych umiejętności i nowej odwagi, aby zmieniać utarte szlaki i by spotkania on-line były nie tylko biznesowo efektywne, ale także ekscytujące i wzbogacające z ludzkiego punktu widzenia. Nowe umiejętności wymagają wychodzenia poza strefę komfortu i wystawienie się na ocenę innych. To nie jest łatwe. Ale z pewnością każdy z nas spędził już mnóstwo czasu na spotkaniach on-line, które były płaskie, nudne i męczące. Nawet jeżeli były ważne. Ćwicząc nowe umiejętności i współtworząc nową kulturę współpracy wirtualnej, masz możliwość dać ludziom doświadczenie spotkania on-line w 3D, do którego wszyscy tęsknimy….

 

Dorota Soida, Izabela Strożek LHH

 

Zapisz się na bezpłatny webinar Lee Hecht Harrison

"Skuteczne spotkania online”

piątek, 20 marca 2020, godz.9:30

prowadzi: Izabela Strożek - Senior Consultant & Executive Coach

Podobają Ci się nasze artykuły?

Zapisz się do newslettera!

Najciekawsze teksty dostaniesz jako pierwszy

Zapisz się

Następny Artykuł
Dobry szef zamiast benefitów

Ostatnie artykuły