Nie zawsze to, co kończy się, jest złe, jak powiedział pisarz Kahlil Gibran. Niestety, ale nierzadko jest jednak okraszone negatywnymi emocjami. Czy wiesz, że według naszego raportu aż 48 proc. osób ma złe wspomnienia związane z rozmową rozstaniową w pracy? Pożegnanie bez emocji, mimo spędzenia w firmie ponad 22 lat/ Przełożona nie patrzyła mi w oczy/ Potraktowanie w sposób nieludzki… to tylko niektóre z wypowiedzi zwalnianych pracowników. [1] Jak więc przeprowadzić rozmowę rozstaniową bez pójścia na noże?
Rozmowa rozstaniowa – osobiście czy online?
W dobie pandemii wiele dziedzin naszego życia przeniosło się do wirtualnego świata, a praca zdalna stała się normą. Jednak, gdy przychodzi do rozmowy rozstaniowej, okazuje się, że rozmowa twarzą w twarz, w tak zwanym realu, ma znaczną przewagę.
Według naszego raportu w 2020 i 2021, a więc okresie pandemii, aż 25 proc. respondentów wskazało, że ich rozmowa rozstaniowa odbyła się zdalnie: przez telefon lub podczas telekonferencji. Natomiast w 2021 roku ta wartość sięgała już 70 proc.
Jednoznaczne wyniki wskazują jednak, że wszyscy zwalniani pracownicy, czyli 100 proc, preferowałoby inną formę otrzymywania informacji o rozstaniu. Każdy jednoznacznie stwierdził, że rozmowa osobista byłaby bardziej pożądana. To tylko potwierdza, że sam moment otrzymania informacji o zwolnieniu jest kluczowy dla osoby opuszczającej miejsce pracy.
Dlaczego więc rozmowa rozstaniowa „face to face” jest lepsza? To pytanie otwiera dyskusję na temat ludzkiej potrzeby bezpośredniej interakcji, empatii i zrozumienia, które trudno osiągnąć poprzez ekran komputera czy telefonu. Spotkanie „na żywo” pozwala na lepsze zrozumienie uczuć, przekazanie werbalnych i niewerbalnych gestów i okazanie wsparcia, co jest kluczowe w trudnym dla pracownika momencie rozstania. W konsekwencji, choć technologia umożliwia komunikację na odległość, to rozmowa rozstaniowa nadal czerpie siłę z ludzkiego kontaktu i wzajemnej bliskości.
Bez wątpienia, idealnie byłoby prowadzić rozmowy rozstaniowe osobiście zawsze, ale doskonale wiemy, że w świecie globalnej pracy zdalne opcje stają się nieodłączną rzeczywistością i czasami są jednak nieuniknione. Zespoły, które zrzeszają pracowników z różnych zakątków świata, zyskują wówczas elastyczność, a zdalne narzędzia umożliwiają skuteczną komunikację i współpracę. W rezultacie, zdalne rozmowy rozstaniowe, gdy nie ma możliwości osobistego spotkania, stają się nie tylko akceptowalne, ale również często najbardziej praktyczne. Jeśli tylko zostaną przeprowadzone profesjonalnie i empatycznie, są w stanie dorównać nawet bezpośredniemu kontaktowi. Wszystko więc finalnie sprowadza się do jakości rozmowy rozstaniowej.
Jak pracodawca może przeprowadzić rozmowę rozstaniową?
John D. Rockefeller zwykł mawiać: Umiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny. Jaka jest więc idealna rozmowa rozstaniowa?
Przede wszystkim pamiętaj o ludzkim aspekcie tej sytuacji. To właśnie empatyczne i pełne szacunku podejście wobec uczuć drugiej osoby stanowi klucz do zachowania dobrej relacji. Dobrze przygotuj się do rozmowy. Znajomość faktów i klarowny plan przekazu z pewnością załagodzą stres w przypadku obu stron. Wyjaśnij jasno powody rozstania. Pracownik zasługuje na pełne zrozumienie, dlaczego taka decyzja została podjęta. Pozwól też mu wyrazić swoje uczucia. Słuchaj uważnie, starając się zrozumieć jego perspektywę. Pomimo trudnej sytuacji, zachowaj profesjonalizm: unikaj osobistych ataków i utrzymuj spokojny ton.
Oczywiście bardzo ważne jest omówienie kwestii formalnych, takich jak terminy, dokumenty czy benefity, aby uniknąć niejasności. Staraj się zakończyć rozmowę pozytywnym akcentem. Nie warto palić za sobą mostów, zwłaszcza, że nigdy nie wiadomo, czy w przyszłości znowu nie narodzi się możliwość współpracy.
Rozmowa rozstaniowa a outplacement
Świetnym rozwiązaniem jest więc wdrożenie outplacementu, który pomaga przejść przez proces zwolnienień z dużo mniejszym stresem i stratami. Outplacement wpływa zarówno na doświadczenia pracownika, jak i na reputację firmy. Oferowanie wsparcia świadczy o trosce pracodawcy, ale także niesie liczne korzyści. Przede wszystkim stanowi formę humanitarnego podejścia: profesjonalne wsparcie, szkolenia i doradztwo pomagają pracownikowi zrozumieć sytuację, skupić się na działaniu oraz skuteczniej planować dalszą ścieżkę kariery.
Outplacement wpływa na pozytywny wizerunek firmy. To dowód, że pracodawca dba o dobro swoich pracowników nawet po zakończeniu współpracy. Taka postawa buduje lojalność pozostałych pracowników oraz przyciąga nowych, ponieważ zwiększa atrakcyjność firmy na rynku pracy.
W kontekście rozmowy rozstaniowej, outplacement jest zatem nie tylko narzędziem praktycznym, ale również strategicznym działaniem, które wpisuje się w zasady etycznego zarządzania firmą. Buduje pozytywną kulturę organizacyjną, prestiż przedsiębiorstwa i pozwala zachować dobre relacje.
Jak rozstać się z pracownikiem?
Zamiast postawy „do widzenia”, zdecydowanie lepiej postawić na „do zobaczenia”. Zwłaszcza, że rozmowa rozstaniowa zawsze pozostaje trudnym przeżyciem i jest wyzwaniem dla dwóch stron. Mimo silnych emocji towarzyszących rozmowie, jak i niepewności co do jej przebiegu, pracodawca i pracownik nie muszą stać po dwóch stronach barykady.
Podsumowując, proces rozstania z pracownikiem to istotny aspekt zarządzania zasobami ludzkimi, który wymaga taktu, profesjonalizmu, i empatii. Pamiętaj, żeby wypowiedzenie umowy odbywało się z poszanowaniem zasad etycznych oraz z uwzględnieniem potrzeb pracownika. Współpraca z HR, jak również z bezpośrednim przełożonym, jest kluczowym elementem, który ma na celu zadbanie o ostateczny cel tego procesu.
Umiejętność zadbania o jakość rozmowy rozstaniowej, zależy nie tylko od przepisów i formalności, ale także od jakości komunikacji między stronami. Dlatego też, w trakcie prowadzenia rozmowy, warto dbać o klarowność sformułowań, by uniknąć nieporozumień i zadbać o zadowolenie obu stron.
Podkreślenie roli bezpośredniego przełożonego w tym procesie jest niezwykle istotne. To on, jako kluczowa postać w strukturze organizacyjnej, może wpłynąć na ostateczne wrażenia pracownika związane z rozstaniem. Zapewnienie wsparcia w postaci outplacementu, określenie dalszego kierunku rozwoju, czy dopełnienie formalności związanych z okresem wypowiedzenia, stanowi ważny element tego procesu.
[1] https://www.lhhpolska.pl/raport-rozstaniowy-2023/
