Czas pandemii minął, ale pozostała z nami możliwość pracy zdalnej, która doczekała się regulacji prawnej w przepisach kodeksu pracy. W związku z tym rozmowy rozstaniowe przeprowadzane on-line wchodzą do HR-owej rzeczywistości już na stałe, co nie oznacza, że zastąpią rozmowy osobiste, których przewaga, moim zdaniem, w aspekcie prawnym i psychologicznym, jest oczywista.
Jak przygotować się do rozmowy rozstaniowej on line?
Etap przygotowania jest bardzo ważny niezależnie od tego, czy mamy przeprowadzić rozmowę osobiście czy on-line. Dokumenty, które planujemy wręczyć w przypadku rozmowy osobistej i doręczyć w przypadku rozmowy on-line są takie same. W przypadku rozmowy on-line musimy natomiast przygotować się na niespodziewane scenariusze, takie jak nagłe wyłączenie się pracownika ze spotkania, brak włączonej kamery lub brak głosu, czy zalogowanie się z innego urządzenia niż firmowy komputer. Niezależnie od tego, w jakiej formie planujemy przeprowadzić spotkanie z pracownikiem, przepis kodeksu pracy jest jeden (art. 30 §3) i wskazuje, że wypowiedzenie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie.
Jakie podpisy na dokumentach online
Ważną informację na ten temat dostarcza art. 78 § 1 i § 2 Kodeksu Cywilnego, który stanowi, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Zatem w takcie rozmowy on-line, podczas której komunikujemy pracownikowi, że chcemy się z nim rozstać, należy wysłać na firmowy adres poczty elektronicznej pracownika maila z załączonym wypowiedzeniem podpisanym podpisem kwalifikowanym. Tak samo należy postąpić, gdy pracownik niespodziewanie się wyłączy lub nas nie słyszy.
Istotna jest także data doręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę, bo od niej rozpoczyna się bieg terminu wypowiedzenia. Orzecznictwo sądowe wskazuje, że za datę doręczenia wypowiedzenia przesłanego mailem uznaje się datę wejścia maila na serwer pocztowy adresu mailowego pracownika. Jeśli nie ma możliwości wysłania wypowiedzenia na adres służbowy pracownika, a pracodawca zna jego prywatny adres mailowy, pracownik zaś wcześniej wyraził zgodę na kontaktowanie się z nim w sprawach zawodowych poprzez prywatny adres mailowy, można wypowiedzenie przesłać także na taki adres.
Jeżeli pracodawca przewiduje, że z dostarczaniem wypowiedzenia drogą elektroniczną mogą być problemy, może rozważyć wysłanie wypowiedzenia w formie pisemnej pocztą lub kurierem. Taki scenariusz może jednak powodować problemy, dokładając konieczność ustalenia, które wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone jako pierwsze.
Przeczytaj artykuł do końca i zapoznaj się z całym
Raportem Rozstaniowym 2023
